Il codice civile prevede l’obbligo dell’amministratore di predisporre il rendiconto del condominio1. Esso ha cadenza annuale, cioè è previsto che deve essere predisposto alla fine di ogni anno (l'analisi del rendiconto condominiale dopo la riforma del condominio è disponibile qui)
Si tratta di un documento che descrive (anche se in termini contabili) l’attività compiuta dall’amministratore durante il corso dell’anno (es. i pagamenti effettuati e l’ammontare delle quote riscosse). La giustificazione di questo adempimento si trova nel fatto che l’amministratore di condominio, non gestisce somme proprie, ma di altri soggetti (i proprietari dell’edificio) e a questi ultimi deve rendere il conto del suo operato.
È una attività comune ad ogni soggetto (c.d. mandatario) incaricato da altri di un servizio o del compimento di un affare, il mandatario deve rendere il c.d. “conto della gestione” dopo aver compiuto l’attività richiesta (o a periodi prestabiliti se l’attività si prolunga per vari anni).
Apparentemente a fronte dell’obbligo annuale di predisporre il rendiconto non è prevista nessuna sanzione, poiché l’amministratore può essere revocato solo se non presenta per due anni il rendiconto del condominio.
In realtà, non è così, perché la mancata presentazione del rendiconto comporta per l’amministratore la responsabilità generale per inadempimento al contratto di gestione condominiale e agli obblighi assunti nel momento in cui ha accettato di amministrare il condominio (e, questo può portare ad una decurtazione del suo onorario in caso di omessa presentazione dei rendiconti).
Inoltre, l’amministratore che non presenta i rendiconti (o presenta in ritardo il conto della gestione) si espone al rischio di dover anche risarcire i danni subiti dal Condominio e derivanti dalla ritardata o dalla mancata presentazione del rendiconto condominiale (si pensi al caso in cui, durante il periodo in cui l’amministratore del condominio non presenta i rendiconti uno dei proprietari fallisce e non è possibile recuperare quanto dovuto).
La presentazione del rendiconto è indipendente dalla nomina di un nuovo amministratore o dalla riconferma di quello vecchio, in altri termini, l’assemblea è libera di approvare il rendiconto o meno, così come è libera di nominare un nuovo amministratore in sostituzione di quello vecchio, senza aver approvato i rendiconti dell’amministratore uscente.
Anzi, è opportuno sottolineare che approvare il rendiconto significa anche ratificare l’operato dell’amministratore, con la conseguenza che, soprattutto in caso di gestioni “ballerine”, i singoli proprietari non potranno più contestare nulla all’amministratore.
Requisiti del rendiconto condominiale
Il documento rendiconto ha una struttura molto semplice e contiene l’indicazione, anche se per macro categorie, delle spese sostenute durante l’anno (es. pulizia scala, enel, assicurazione, ecc.) e delle entrate riscosse durante l’anno.
All’interno del rendiconto le spese ordinarie devono essere distinte dalle spese straordinarie. Questo per permettere la convocazione e la partecipazione all’assemblea del nudo proprietario e dell’usufruttuario e la suddivisione delle spese sempre tra nudo proprietario e usufruttuario2 o tra conduttore e locatario.
Alla base del rendiconto ci sono le c.d. “pezze di appoggio” (cioè le fatture e le ricevute delle spese), queste sono di proprietà del Condominio e non dell’amministratore e possono essere visionate da ogni proprietario prima dell’assemblea che approva il rendiconto3 al fine di verificare la corrispondenza tra le spese indicate nel rendiconto con i documenti giustificativi. Ogni proprietario può richiedere (senza specificare le ragioni) ed ottenere, prima dell’assemblea che approva i rendiconti, la copia di tutta la documentazione contabile.
L’amministratore non può rifiutarsi di consegnare al proprietario la copia della documentazione contabile, del resto, la mancata consegna di questa documentazione contabile, così come l’impossibilità di visionare al stessa anche in assemblea rende invalida (annullabile) l’assemblea che approva il rendiconto4.
Il rendiconto deve anche indicare la tabella dei millesimi in base alla quale le spese saranno suddivise tra tutti i proprietari, (questo perché allegato al rendiconto c’è sempre un altro documento denominato piano di riparto).
Quanto al metodo o al criterio con cui redigere il rendiconto o con cui registrare le spese nel rendiconto (sia per le entrate sia per le uscite), si può dire che questo è il c.d. principio di cassa, ossia le spese effettivamente sostenute e le entrate effettivamente riscosse5.
In mancanza di questo criterio, l’uso di qualsiasi altro sistema darebbe vita ad un rendiconto non conforme alla situazione reale, cioè ad un rendiconto putativo o virtuale. In altri termini, il c.d. conguaglio che i proprietari devono pagare a fine anno è dato dalla differenza tra spese realmente sostenute e incassi realmente riscossi.
Per essere più chiari è possibile fare riferimento al conto corrente bancario. A fine anno il saldo del conto corrente bancario è dato dai versamenti (entrate) e dalle uscite (prelievi), è uso della banca indicare (inserire) nell’estratto conto le operazioni solo nel momento in cui sono effettivamente eseguite, questo determina che il saldo finale è il saldo reale (diciamo che questo è, in buona sostanza, il c.d. principio di cassa).
Se, invece, la banca indicasse come operazioni in entrata (versamenti mai eseguiti) o indicasse in uscita (prelievi) mai effettuati è evidente che il saldo finale non corrisponderebbe alla situazione reale.
È evidente che alla banca non è consentita l’indicazione di attività contabili diverse da quelle reali, in quanto questo comporterebbe un saldo del rendiconto non reale.
Il discorso è identico per il rendiconto del condominio, con la conseguenza che se nel rendiconto venissero indicati spese non realmente pagate e entrare non realmente riscosse, il saldo del rendiconto in generale (cioè la posizione complessiva del Condominio verso i terzi) e il saldo per ogni singolo proprietario (c.d. conguaglio) non corrisponderebbe alla situazione reale. Un approfondimento sulla questione (anche in considerazione della rifo0rma del condominio) può essere letto in questo ulteriore articolo
Completa il rendiconto il c.d. piano di riparto6.
È denominato piano di riparto il documento che contiene l’operazione matematica di suddivisione delle spese in base alle quote dei millesimi di ogni proprietario e l’indicazione del risultato di questa operazione, (cioè la quota a carico di ogni proprietario)7. È evidente che, per poter determinare la quota di spesa a carico di ogni proprietario, è essenziale avere le tabelle dei millesimi.
Può capitare che le tabelle non siano ancora state redatte (poiché, ad esempio, l’edificio è stato costruito da pochi mesi), in tale caso, si potrebbe sostenere che nulla può essere ripartito tra i proprietari, ma se si seguisse tale tesi, si arriverebbe alla paralisi del condominio.
Allora, onde evitare situazioni assurde, è possibile ritenere che si può deliberare una ripartizione delle spese in base a tabelle dei millesimi provvisorie (che rispettino comunque il principio della proporzionalità), se l’approvazione è correlata dalla clausola “salvo conguaglio dare avere al momento dell’approvazione dei millesimi definitivi”, cioè salvo ricalcolo della quota nel momento della redazione delle tabelle definitive.
È opportuno sottolineare che, indipendentemente dal soggetto indicato come debitore (per nome e cognome) nel piano di riparto, debitore è sempre e solo il reale proprietario e non colui che appare tale, questo comporta che incombe sull’amministratore l’onere di verificare i reali proprietari dell’appartamento8.
Ai proprietari è riconosciuto il diritto di contestare i rendiconti.
I singoli proprietari possono impugnare il verbale di assemblea che approva i rendiconti, se ritengono che sussistono violazioni in ordine al procedimento assembleare (es. mancata convocazione dei proprietari o mancanza dell’argomento all’ordine del giorno) oppure perché il rendiconto non rispecchia la situazione reale o per violazioni ai criteri di ripartizione delle spese, invece, sono escluse contestazioni di merito o di opportunità delle spese9.
[1] È opportuno subito chiarire che si parla di “rendiconto” e non di “bilancio”, proprio per non confondere i due documenti. Il rendiconto del condominio non ha nulla a che vedere con i bilancio societari e al rendiconto non sono applicabili le norme in materia societaria.
[2] Cass. civ. sez. II, 21 novembre 2000, n.15010 “La delibera con cui il condominio approva il preventivo o il rendiconto per le spese, ordinarie e straordinarie, deve, a pena di invalidità per contrarietà alle norme che disciplinano i diritti e gli obblighi dei partecipanti al condominio, distinguere analiticamente quelle occorrenti per l'uso da quelle occorrenti per la conservazione delle parti comuni. In tal modo è altresì possibile, se tra i partecipanti vi sono usufruttuari – il cui diritto non solo di partecipazione, ma anche di voto alla relativa assemblea, è riconosciuto perchè gode degli impianti, delle cose e dei servizi comuni – ripartire tra i medesimi e i nudi proprietari dette spese in base alla natura delle stesse, secondo i criteri stabiliti dagli art. 1004 e 1005 c.c., con una mera operazione esecutiva”.
[3] Cass. civ. sez. II, 29 novembre 2001, n.15159 “In tema di condominio negli edifici, ciascun condomino ha la facoltà di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per la quale egli intende prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, sempre che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa e non sia contrario ai principi di correttezza, ed i relativi costi siano assunti dai condomini istanti”.
[4] Cass. civ. sez. II, 8 agosto 2003, n.11940 “In tema di condominio, la mancata disponibilità della documentazione contabile in sede di approvazione del consuntivo da parte dei condomini comporta la violazione, da parte dell'amministratore dell'obbligo di rendiconto e la conseguente invalidità della delibera di approvazione, ciò che non si verifica quando la disponibilità della documentazione manchi in sede di approvazione del preventivo”
[5] Cass. civ. sez. III, 9 maggio 2011 n. 10153 “nell’ambito di un consuntivo che, come quello della gestione condominiale, soggiace al criterio di cassa, l’approvazione del rendiconto recante un disavanzo tra le somme spese e quelle incamerate dal condominio per effetto dei versamenti eseguiti dai condomini o per altra causa, non implica che, per via deduttiva, possa ritenersi riconosciuto il fatto che la differenza sia stata versata dall’amministratore utilizzando denaro proprio, ovvero che questi sia comunque creditore del condominio per l’importo corrispondente. E ciò per ragioni di carattere sia logico, ove si consideri che l’amministratore ben può aver utilizzato provviste aliene di cui aveva soltanto la disponibilità (ad esempio, fondi derivanti da altra gestione), sia giuridico, atteso che la ricognizione di debito, sebbene possa essere manifestata anche in forma non espressa, richiede pur sempre un atto di volizione su di un oggetto specificamente sottoposto all’esame dell’organo collettivo, chiamato a pronunciarsi su di esso.”
[6] E’ opportuno allegare al rendiconto anche il c.d. Stato patrimoniale, che nel condominio ha la funzione di indicare a quanto ammontano i fondi del condominio e dove sono allocati tali somme.
[7] Cass., civ. sez. II, 15 febbraio 2011 n. 3704 “in tema di condominio, sono affette da nullità, che può essere fatta valere anche da parte del condomino che le abbia votate, le delibere condominiali attraverso le quali, a maggioranza, siano stabiliti o modificati i criteri di ripartizione delle spese comuni in difformità da quanto previsto dall'art. 1123 cod. civ., mentre sono annullabili e, come tali, impugnabili nel termine di cui all'art. 1137 c.c., u.c., le delibere con cui l'assemblea, nell'esercizio delle attribuzioni previste dall'art. 1135 c.c., nn. 2 e 3, determina in concreto la ripartizione delle spese medesime in difformità dai criteri di cui all'art. 1123 cod. civ..”
[8] Cass., civ. sez. II, 12 gennaio 2011 n. 574 “in caso di azione giudiziale dell'amministratore del condominio per il recupero della quota di spese di competenza di una unità immobiliare di proprietà esclusiva, è passivamente legittimato il vero proprietario di detta unità e non anche chi possa apparire tale, poichè difettano, nei rapporti fra condominio, che è un ente di gestione, ed i singoli partecipanti ad esso, le condizioni per l'operatività del principio dell'apparenza del diritto, strumentale essenzialmente ad esigenze di tutela dell'affidamento del terzo in buona fede, ed essendo, d'altra parte, il collegamento della legittimazione passiva alla effettiva titolarità della proprietà funzionale al rafforzamento e al soddisfacimento del credito della gestione condominiale (Cass. n. 1627/07; conformi, 17039/07, 22089/07 e 17619/07).”
[9] Cass. civ. sez. III, 4 marzo 2011 n. 5254 “la deliberazione dell'assemblea condominiale che approva il rendiconto annuale dell'amministratore può essere impugnata dai condomini assenti e dissenzienti nel termine stabilito dall'art. 1137 c.c., comma 3 non per ragioni di merito, ma solo per ragioni di mera legittimità, restando esclusa una diversa forma di invalidazione ex art. 1418 c.c., non essendo consentito al singolo condomino rimettere in discussione i provvedimenti adottati dalla maggioranza se non nella forma dell'impugnazione della delibera, da considerarsi, perciò, annullabile e dal cui diritto di impugnazione il ricorrente doveva, come accertato dalla Corte territoriale, considerarsi decaduto”.
