Principio generale: l’amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli.
Le informazioni relative ai proprietari possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni (e quelle richieste espressamente dalla legge es. registro anagrafe condominiale).
Il numero di telefono fisso o di cellulare e indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) interessato abbia fornito il proprio consenso. Questo significa che tutti gli amministratori non devono richiedere tali dati al fine di redigere il registro dell'anagrafe condominiale.
Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.
Informazioni relative all'amministratore, sono escluse dalla privacy in quanto devono essere fornite a tutti i proprietari e devono essere affisse nel condominio. La riforma del condominio prevede che l’amministratore sia tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale. Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe a quelle dell’amministratore) devono, tra l’altro, essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.
Partecipazione in assemblea di soggetti non In determinati casi possono partecipare anche soggetti diversi dai condòmini (tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere). Tali soggetti, però, qualora l’assemblea condominiale ne ritenga necessaria la presenza, possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.
Bacheche condominiali e avvisi lasciati nell'androne. E' vietato qualsiasi riferimento a persone specifiche. Le bacheche condominiali e gli avvisi lasciati nell'androne del condominio sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini.
Non è possibile convocare l'assemblea mediante affissione del relativo avviso in bacheca e non è possibile consegnare il verbale di convocazione mediante affissione dello stesso in bacheca (in realtà il verbale di assemblea non può mai essere affisso in bacheca per nessun motivo, come, del resto, i rendiconti).
Non è possibile affiggere l'elenco dei morosi in bacheca.
Spese, pagamenti e versamenti. Oltre alle informazioni che riguardano il singolo proprietario, quest'ultimo può conoscere le spese e i pagamenti (o meno) degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore durante l'anno. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l’eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo.
Non è necessario il consenso dei morosi per informare gli altri proprietari della situazione contabile del condominio.
Non è possibile fornire a terzi estranei al condominio i dati contabili (anche le morosità o i pagamenti) dei singoli proprietari.
La riforma del condominio obbliga l’amministratore a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso. Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.
Quanto all’installazione di sistemi di videosorveglianza del singolo proprietario per fini esclusivamente personali – e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) – non si applicano le norme previste dal Codice della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l’eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello.
È tra l’altro necessario che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l’obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada.
Per l'istallazione di un sistema di videosorveglianza da parte del condominio, invece, Nel caso in cui il sistema di videosorveglianza del condominio sia installato dal condominio per controllare le aree comuni, devono essere adottate in particolare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante in tema di videosorveglianza. Tra gli obblighi che valgono anche in ambito condominiale vi è quello di segnalare le telecamere con appositi cartelli, eventualmente avvalendosi del modello predisposto dal Garante. Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore.
I dati raccolti (riprese, immagini) devono essere protetti con idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate (titolare, responsabile o incaricato del trattamento).
Dati personali riferibili al singolo proprietario. Ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio il “locatario conduttore” di un immobile), ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all’amministratore, l’interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati personali riferibili ad altri condòmini singolarmente intesi o all’intera compagine condominiale). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi al Garante o all’autorità giudiziaria.
Un condomino, ma anche ogni altra persona direttamente interessata, ha il diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano. Può anche opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali. In caso di mancata o non adeguata risposta alla propria richiesta, il cittadino può presentare ricorso al Garante o all’autorità giudiziaria.
Garante dei dati personali: vademecum sulla privacy nel condominio in pdf
