L'istituto condominiale permette sempre di affrontare questioni "multi disciplinari", cioè che esulano dal campo strettamente condominiale, questo conferma quanto l'istituto condominiale sia complesso e coinvolga anche norme legate ad altre parti del codice civile (contratti, obbligazioni ecc.) e, soprattutto, conferma quanto è opportuno non lasciare la gestione del condominio ad improvvisati.
L'art. 1130 comma 1 n. 7 prevede che l'amministratore deve tenere il c.d. registro dell'anagrafe condominiale. Questo registro deve contenere le generalità (date di nascita, luogo di nascita, residenza, domicilio, codice fiscale) di tutti i proprietari di ogni unità immobiliare e di ogni diritto reale sulle medesime unità immobiliari (es. usufruttuo), ricordiamo che per le spese condominiali usufruttuario e nudo proprietario sono solidalmente responsabili verso il condominio ex art. 67 disp. att. c.c.
Inoltre, il medesimo registro deve contenere anche i dati dei titolari di diritti reali di godimento (inquilini, ma anche comodatari). Non tutti sanno che la Legge 27.12.2013 n. 147 art. 1 comma 49 e 50 (c.d. Legge di stabilità) ha autorizzato i Comuni ad accedere ai registri ex art. 1130 comma 7 c.c. per verificare gli affitti a “nero” i proprietari devono anche indicare i locatari degli immobili.
Il registro anagrafe condominiale deve anche contenere i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, si anticipa che quanto ai dati catastali questi si intendono solo i dati strettamente necessari per l'identificazione dell'unità immobiliare, come ad esempio, foglio, partita, particella, sub., quindi, con esclusione, dei degli altri dati catastali come rendita catastale, numero di vani ecc., che sono irrilevanti ai fini dell'identificazione catastale dell'immobile, ma attengono alla funzione tributaria del catasto.
Infine, il registro anagrafe condominiale deve contenere anche ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza, dopo la modifica dell'art. 1130 comma n. 1 n. 7 effettuata dal Decreto Legge 23.12.203 n. 145 convertito in Legge 21.02.2014 n. 9, le informazioni relative alle condizioni di sicurezza riguardano solo i beni comuni ex art. 1117 c.c., quindi, nessuna comunicazione dei proprietari deve essere effettuata (o può essere richiesta dall'amministratore p.t.) relativamente alle condizioni di sicurezza delle singole unità immobiliari private.
Continua l'art. 1130 comma 1 n. 7 cc che ogni variazione dei dati sopra indicati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni.
L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.
La norma non dice quali documenti il proprietario deve fornire per "avvalorare" le proprie affermazioni. Sul punto, è opportuno distinguere tra la prima fase di creazione del registro dell'anagrafe e le variazioni anagrafiche successive alla creazione del registro di contabilità, inoltre, occorre distinguere tra mancanza totale di qualsiasi dato dalla semplice "incompletezza" delle informazioni.
Iniziamo con l'analizzare il problema relativo alla prima formazione – creazione – del registro dell'anagrafe condominiale. Il legislatore non spiega quali documenti deve fornire il proprietario all'amministratore p.t. a supporto delle proprie dichiarazioni, (almeno al momento della prima stesusa del registro e non spiega quali diritti "copia" o "estrazione"dati possono accampare sul registro dell'anagrafe condominiale gli altri proprietari).
Un elemento è sicuro, i proprietari che forniscono i dati al momento della creazione del registro non devono sottoscrivere nessuna "dichiarazione" di atto di notorietà e soprattutto non devono consegnare all'amministratore copia del loro contratto di acquisto. Nulla di tutto questo è previsto dal legislatore. Il legislatore prevede solo che in caso di totale mancanza dei dati oppure in caso di "incompletezza" dei dati l'amministratore p.t. dopo aver informato il proprietario potrà procedere alle opportune ricerche.
E' opportuno sottolineare che tali ricerche saranno effettuate solo in caso di mancanza totale di dati, perché in presenza di dati "incompleti" la valutazione della completezza dei dati (almeno catastali) è una valutazione soggettiva dell'amministratore (della quale si assume anche la responsabilità), in quanto potrebbe ritenere incompleti i dati catastali perché, ad esempio, manca l'indicazione della rendita catastale dell'appartamento, mentre, tale rendita è completamente irrilevante ai fini dell'identificazione catastale dell'immobile avendo solo una rilevanza tributaria elemento, quest'ultimo, irrilevante per il condominio.
Non è previsto un termine entro cui completare la prima stesura del registro dell'anagrafe condominiale.
Fino ad ora si è analizzata la questione relativa alla prima stesura del registro dell'anagrafe condominiale, occorre, ora, passare ad analizzare la questione delle successive modificazioni del registro inseguito, ad esempio, alla vendita di un appartamento o alla morte di uno dei proprietari. Un piccolo aiuto è stato fornito dal legislatore quando afferma che in caso di modifica dei dati originariamente inseriti nel registro i proprietari devono comunicare entro 60 giorni i nuovi dati all'amministratore.
Questo potrebbe sembrare un obbligo senza sanzione, in quanto l'eventuale inadempimento non è represso, inoltre, potrebbe sembrare una norma inapplicabile, posto che difficilmente l'amministratore potrà comprendere (in tempi brevi) quando si verificano delle situazioni che portano alla modifica dei dati. Un piccolo aiuto (indiretto) per rendere operante l'applicazione della norma può essere trovato nell'art. 63 disp. att. c.c. comma V.
Infatti, il legislatore (63 disp. att. c.c. comma V) ha previsto che in caso di vendita dell'immobile, il vecchio proprietario deve consegnare all'amministratore p.t. copia conforme dell'atto di trasferimento, altrimenti rimane solidalmente responsabile per le spese condominiali dopo il trasferimento dell'appartamento. E' ovvio che il fine diretto e principale della consegna del documento all'amministratore è quello di evitare la resposanbilità per le spese condominiali dopo al vendita, ma questa norma può realizzare un fine indiretto e secondario quello di aggioranre l'anagrafe condominaile ex art. 63 dip. att. c.c. comma V. (diversa è la questione relativa alla ripartizione delle spese tra vecchio e nuovo proprietario ex 63 disp. att. c.c. comma IV.
Ovviamente, questo presuppone che l'art. 1130 comma 1 n. 7 c.c. non richieda una dichiarazione espressa e diretta del proprietario relativa ai dati.
Quanto, invece, al diritto di accesso alle informazioni contenute nel registro dell'anagrafe condominiale, il garante esclude che i singoli proprietari possono accedervi, mentre, sarà l'amministratore che fornirà loro i dati richiesti, (infatti, potrebbe sorgere l'esigenza di avere degli indirizzi per comunicazioni relative all'eliminazione di infiltrazioni).
Discorso diverso merita l'accesso al conto corrente condominiale (voci entrata ed uscita). Sul punto coordinare una serie di principi. I documenti contabili (in questa nozione rientra anche il conto corrente, soprattutto dopo la riforma del condominio ed il nuovo rendiconto condominiale) sono di proprietà dei singoli proprietari e l'amministratore p.t. del condominio è solo un mero depositario degli stessi, a tali documenti è sempre possibile accedere senza che possa essere limitata o rifiutata la consultazione, del resto, l'interesse al controllo della contabilità e al controllo della gestione prevalgono su eventuali altri dati che possono essere contenuti in tali documenti (esempio coordinate bancarie di colui che effettua un bonifico al condominio per pagare le relative quote).
E' opportuno ricordare che in presenza di una richiesta di documenti contabili da parte del singolo proprietario, (es. in vista dell'approvazione del rendiconto), la mancata consegna degli stessi determina l'annullabilità della decisione dell'assemblea che approva il rendiconto.
Inoltre, l'art. 1129 comma 7 c.c. conferma quanto detto affermando che l'amministratore è obbligato a far transitare le entrate e le uscite sul conto del condominio e ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica. A questi principi si è adeguato anche il garante della privacy.
Linee guida del Garante della Privacy in pdf
