Al fine di eliminare l'abuso di certificati (e di facilitare la vita al cittadino) l'art. 40 del DPR 445 del 28 dicembre 2000 (modificato nel 2011) prevede che "Le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive, di cui agli artt. 46 e 47 (art. 40, comma 01). Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" (art. 40, comma 02).
In poche parole quando i certificati riguardano fatti (matrimonio) o qualità personali (laurea) e un tale certificato deve essere presentato alla PA, sarà la PA che automaticamente e internamente dovrà richiedere ed ottenere dall'ufficio competente il certificato, senza poter pretendere dal singolo cittadino la produzione di nessun documento ("Le Amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle Pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato art. 43, comma 1 DPR del 2000 n. 445").
Se, l'intento teorico del legislatore è buono, occorre sempre passare dalla teoria alla pratica e dalla applicazione astratta alla applicazione nella vita di tutti i giorni e, purtroppo, occorre scontrarsi con la PA Italiana, ed è capitato di trovarsi con dei totali rifiuti di rilasciare i certificati (sempre e comunque) anche quando dovevano essere prodotti in giudizio (immaginatevi una causa di divorsi senza poter avere e produrre il certificato di matrimonio o un ricorso di volontaria giurisdizione senza poter depositare lo stato di famiglia, per provare la titolarità della rappresentanza dei genitori del minore).
Per risolvere alcune di queste questioni è intervenuta la circolare del 23 maggio 2012 pubblicata in G. U. il 31 luglio 2012 n. 177 secondo cui la PA non può mai rifiutarsi di rilasciare un certificato (sindacando l'uso che il cittadino deve fare dello stesso), ma deve solo appore sullo stesso che il certificato non può essere prodotto alla PA .
Tale normativa (la limitazione del rilascio del certificato e l'obbligo di richiedere il certificato a carico della PA) non si applica ai certificati provenienti dall'estero, posto che la normativa vincola solo la PA Italiana, ergo, in tal caso sarà il cittadino a dover procedere alla produzione del certificato e non sarà la PA a doversi procurare d'ufficio il certificato.
Infine, anche se l'Autorità giudiziaria rientra nell'ambito della PA ed – astrattamente – dovrebbe poter richiedere d'ufficio eventuali certificati, è stato spiegato che quando la PA opera in sede di giurisdizionale, prevalgono i principi propri dell'onere della prova e, quindi, sarà la singola parte processuale a dover reperire un determinato certificato necessario ai fini giurisdizionali.
Presidenza del Consiglio dei Ministri dipartimento della Funzione Pubblica
CIRCOLARE 23 maggio 2012, n. 5 in G.U. n. 177 del 31.07.2012
Ambito di applicazione dell'art. 40, comma 02, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.
A tutte le Pubbliche amministrazioni
Al Segretario generale
della Giustizia amministrativa
Alle Cancellerie degli Uffici
giudiziariAl fine di dare concreta attuazione al processo di decertificazione l'art. 15, 1. 12 novembre 2011, n. 183 ha novellato il d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, introducendo il comma 02 all'art. 40. Tale norma, per evitare che le Pubbliche amministrazioni continuino a chiedere al privato il deposito di certificati rilasciati da altre Pubbliche amministrazioni e per garantire il ricorso, a pieno regime, allo strumento delle autocertificazioni o dell'acquisizione d'ufficio dei certificati, ha previsto che sul certificato stesso sia apposta, a pena di nullita', la dicitura: «Il presente certificato non puo' essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi».
Tale essendo la ratio sottesa alla riforma del 2011 e' evidente che Pubbliche amministrazioni non possono mai rifiutarsi di rilasciare un certificato, dovendo apporre sullo stesso la dicitura prevista dal comma 02 dell'art. 40, d.P.R. n. 445 del 2000.In ordine alla corretta applicazione della novella introdotta dall'art. 15,1. n. 183 del 2011 sono pervenute numerose richieste di
chiarimenti.1. Certificati rilasciati per l'estero. Dubbi sono sorti innanzitutto sull'obbligo di apporre la dicitura prevista dal comma 02 dell'art. 40, d.P.R. n. 445 del 2000 ai certificati rilasciati per l'estero. In considerazione della ratio sottesa alla riforma del 2011 e non essendo il d.P.R. n. 445 del 2000 applicabile alle Pubbliche amministrazioni diverse da quelle italiane, la regola del divieto di depositare ad un'Amministrazione un certificato rilasciato da altra Pubblica amministrazione si applica solo tra Amministrazioni dello Stato italiano.
Segue da cio' che ove il privato chieda il rilascio di un certificato da consegnare ad altro privato residente all'estero o ad un'Amministrazione di un Paese diverso dall'Italia la dicitura prevista dall'art. 40, comma 02, d.P.R. n. 445 del 2000 non deve essere apposta. In suo luogo, per evitare che tale certificato venga poi di fatto prodotto ad una Pubblica amministrazione italiana – e sia quindi nullo – deve essere apposta la dicitura «Ai sensi dell'art. 40, d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, il presente certificato e' rilasciato solo per l'estero».
2. Certificati da depositare nei fascicoli delle cause giudiziarie. Richieste di chiarimenti sono pervenute anche in ordine all'applicazione delle disposizioni dettate dall'art. 40, comma 02, d.P.R. n. 445 del 2000 ai certificati da depositare nei fascicoli delle cause giudiziarie. E' stato rappresentato che alcune Amministrazioni si rifiuterebbero di rilasciare al privato i certificati sull'assunto che anche gli uffici giudiziari sono da annoverare tra le Pubbliche amministrazioni alle quali la parte deposita un'autocertificazione.
Al riguardo si precisa che la novella introdotta dall'art. 40, comma 02, d.P.R. n. 445 del 2000 – secondo cui le Amministrazioni sono tenute ad apporre sui certificati, a pena di nullita', la dicitura: «Il presente certificato non puo' essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi» – si applica solo nei rapporti tra Pubbliche amministrazioni (e, nei limiti di cui all'art. 40, d.P.R. n. 445 del 2000, ai gestori di pubblici servizi) tra le quali non sono certamente annoverabili gli Uffici giudiziari quando esercitano attivita' giurisdizionale. Costituisce, infatti, principio affermato dalla Corte di cassazione che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta', cosi' come l'autocertificazione in genere, ha attitudine certificativi e probatoria esclusivamente in alcune procedure amministrative, essendo, viceversa, priva di qualsiasi efficacia in sede giurisdizionale (Cass. Civ., sez. lav., 20 dicembre 2010, n. 25800; id. 23 luglio 2010, n. 17358, secondo cui l'autocertificazione costituisce uno strumento previsto dal diritto amministrativo, utilizzabile in via amministrativa e non giudiziaria.
Infatti il soggetto, nel corso di una pratica amministrativa, puo' sotto la propria responsabilita' attestare la verita' di fatti a se' favorevoli, ma tale regola non puo' essere estesa al diritto processuale civile, in cui rimane ferma la regola dell'onere della prova; id., sez. V, 15 gennaio 2007, n. 703).
Roma, 23 maggio 2012Il Ministro: Patroni Griffi
Registrato alla Corte dei conti il 3 luglio 2012
Presidenza del Consiglio dei Ministri, registro n. 6, foglio n. 280
